Mawasiliano:
0744725777
BY MAGAFU
Karibu kwenye darasa kwa ajili ya kusaidiana namna mbalimbali za kuweza kurahisisha kazi pale unapokuwa unataka kutunza kumbukumbu na kufanya kazi ya Ualimu kwa kutumia Computer.Katika sehemu hii ya kwanza tutaangalia kwa pamoja vitu vifuatavyo
i. Kutafuta jumla (SUM)
ii. Kutafuta wastani (AVERAGE)
iii. Kutafuta GRADES kwa IF FUNCTION AU LOOKUP FUNCTION
iv. Kupanga nafasi (RANK)
Katika Sehemu ya pili itakayofuata tutaangalia namna ya kutengeneza vitu vifuatavyo; i. Grades kwa kutumia VLOOKUP FUNCTION ii. Kubadili grades kuwa Points kwa VLOOKUP FUNCTION iii. Kupanga matokeo kwa DIVISION iv. Kupiga Penalty kwa mwanafunzi aliefeli Hesabu nk
SUM
Ukitaka kupata jumla ya alama ulizoziingiza kwenye Excel column au row fanya hivi
CLICK cell ya jumla na hapo kwenye cell yako ya Jumla andika formula hii
=SUM(D6:F6) Enter
ZINGATIA: Alama (D6:F6) sio constant zinabadilika kulingana na ulivyoingiza majina wewe kwenye kompyuta yako. Angalia hapo picha utaona jina la mwanafunzi ambaye natafuta jumla yake(ELIZABETH KAZIMOTO) liko kwenye column namba 6 na pia natafuta jumlayake kwa masomo ambayo yapo kwenye row D mpaka F(MAZOEZI – JARIBIO) hivyo kunipa kanuni ya (D6:F6).
SHORTCUT FORMULA
Kuna namna mbili za shortcut
1. Click cell ya jumla kisha fanya hivi. Press alt na =(alt ipo nyuma ya batan ya space) utapata jumla zote
2. Utaweza kuingiza kanuni hiyo kwa kifupi kwa kufanya hivi;
=SUM kisha utaona maandishi fx SUM yanatokea hapo unapoandika kanuni. Uta DOUBLE CLICK na kanuni itajiandika mpaka =SUM(
Hapo (LEFT CLICK na USIACHIE MOUSE) Fanya kama una high light alama unazotaka zijumlishwe(kuanzia ipi mpaka ipi) mfano hapa chini unaona nime high light D(mazoezi 92) mpaka F(jaribio 29).Wakati unafanya hivyo utaona inaandika yenyewe D6:F6. Malizia mabano kisha Enter.
Kupata jumla kwa wanafunzi wanaofuatia chini yake Click ile jumla ya yule mwanafunzi wa kwanza ulietafuta na pembeni ya hicho kibox ukisogezapo mshale wa mouse unaona inakuwa alama ya +. Ikitokea hio alama left click na shukanayo kwenda chini mpaka mwanafunzi wa mwisho bila kuachia kwenye hiyo column ya jumla kisha achia zitaingia zenyewe. Picha hapa chini.
Kisha
SHORTCUT YA KUPATA JUMLA YA HAO WANAFUNZI WENGINE.
Click ile jumla ya yule wa kwanza na pale pembeni chini ya kile kibox cheusi ukiweka mouse alama ya + ikitokea DOUBLE CLICK utakuwa umemaliza.
KAMA UNAJUMLISHA KWENDA CHINI UTAFANYA HIVYOHIVYO ILA UTAFANYIA CHINI YA ALAMA ZAKO. ANGALIA PICHA CHINI
AVERAGE
Kupata wastani wa alama za wanafunzi fanya hivi;
Click cell ya WASTANI sehemu ya mwanafunzi mwenye jina la kwanza kisha andika
=AVERAGE(D6:F6) Enter
NAMNA YA KUZIANDIKA NI SAWA NA ZILE ZA AWALI ZA SUM.
ie =AVERAGE(click alama interval ya alama unazotaka wastani wako D6 mpaka F6) kisha Enter.
KUPATA WASTANI WA WANAFUNZI WENGINE FANYA KAMA ULIVYOFANYA KWA JUMLA
ie Click wastani wa yule wa kwanza na pale pembeni kwenye kibox double ckick utaziona zinakamilika bila shida.
NB: D6:F6 sio constant. Hizi zinabase na wewe mwenyewe ulivyoingiza majina kwenye mashine yako.
GRADES
Kupanga madaraja ya alama utatakiwa uwe na interval zako mfano hapo chini
SCORES
GRADE
81 – 100
A
61 – 80
B
41 – 60
C
21 – 40
D
0 – 20
F
KUNA NAMNA MBILI ZA KUPANGA GRADES
1. Click cellyako ya Grades sehem ya mwanafunzi mwenye jina la kwanza kisha andika
=IF(I6>=81,"A",IF(I6>=61,"B",IF(I6>=41,"C",IF(I6>=21,"D","F")))) Enter
Pia unaweza kuziweka kuanzia ndogo kwenda kubwa
=IF(I6<=20,"F",IF(I6<=40,"D",IF(I6<=60,"C",IF(I6<=80,"B","A")))) Enter
KUMBUKA IDADI YA MABANO YA KUFUNGUA NA YA KUFUNGA ZILINGANE NA UTAZITAMBUA KWA URAHISI MAANA UKIANZA KUFUNGUA MABANO HUANZA YA RANGI NYEUSI HIVYO UTAFUNGA MPAKA NYEUSI IKITOKEA
2. Unaweza kupanga grades kwa kutumia formula ya LOOKUP. Ni rahisi na iko kama hivi;
=LOOKUP(I6,{0,21,41,61,81},{"F","D","C","B","A"}) Enter
Hii nimeweka kuanzia ndogo kwenda kubwa. Ie 0 – F, 21 – D, 41 – C, 61 – B na 81 – A.
SHORTCUT YA LOOKUP FORMULA
Ukianza kuandika =LOOKUP utaiona fx LOOKUP( una double click itatokea. Kisha click alama za mwanafunzi mwenye jina la juu itatokea hiyo I6 na wewe utaanzia hiyo coma na kuendelea mpaka mwisho.
ZINGATIA
I6 sio 16(kumi na sita) ni (I six) na hii sio constant ila inatokana na cell ambayo ndipo umeingiza wastani wako. Nimetumia I6 maana alama nazoziweka kwenye grades zipo kwenye hiyo column I na mwanafunzi ninaeanza nae ndiye yupo kwenye row ya 6.
KUPANGA NAFASI/ POSITION
Kupanga mwanafunzi wa kwanza mpaka wa mwisho uta click cell yako ya position(Rank) kwa mwanafunzi mwenye jina la juu kisha utaandika;
=RANK(I6,$I$6:$I$15) Enter
ZINGATIA
i. Alama $ inapatikana kwa kubonyeza shift +4.
ii. Ukiondoa alama $ unabakiza =RANK(I6,I6:I15) hii inakuonesha kuwa unapanga nafasi kwa mwanafunzi kwa kutumia wastani wao na ni kwa mwanafunzi I6 mpaka I15 (ELIZABETH {I6} – WILBROADY {I15})kama ilivyo kwenye picha hapa chini.
SHORTCUT YA KUINGIZA KANUNI YA RANK
Unaweza kuingiza kanuni ya rank kwa urahisi zaidi tena bila ya shida kwa kufanya hivi;
=RANK( ukianza kuandika hiyo kanuni utaouna fx RANK una double click na ataandika mpaka =RANK(
Click alama za mwanafunzi wako itaandika I6 weka coma na kisha tena click zilezile alama itaandika tena I6.
Bonyeza ctrl +shift + mstari wa kushuka chini ( ) kwa pamoja itaandika hivi;
=RANK(I6,I6:I15. Kazi imebakia ni kuingiza zile alama za $.
KUMBUKA I6 SIO CONSTANT ILA ITATEGEMEA GRADES ZAKO ZIKO CELL IPI. NIMETUMIA I6 MAANA KWANGU NIMEZIWEKA HAPO
ALAMA YA MSITARI WA KUSHUKA NI ILE AMBAYO MARANYINGI TUNATUMIA TUNAPOCHEZA GAME KWENYE COMPUTER. ANGALIA PICHA CHINI HAPO NIMEIWEKEA KIDOLE
Kupata alama ya $ utafanya hivi bonyeza F4 batan na kazi itakuwa tayari. Utafunga mabano na kisha Enter.
NB: Baadhi computer ukibonyeza F4 haiingizi alama $. Hii ni kutokana na batan hiyo kuwa na kazi zingine kwenye computer yako mbali nahii ya kuingiza alama $.
Ikiwa umebonyeza F4 na haikuweka alama hizo utatakiwa kubonyeza batan mbili hizi kwa pamoja ndipo kazi hiyo itafanyika bila shida. Bonyeza fn + F4. Batan ya fn ipo nyuma kidogo ya batan ya space.
KUPATA POSITION KWA WANAFUNZI WENGINE NI KAMA ILIVYO KWA AVERAGE NK. CLICK POSITION YA HUYO ULIETAFUTA KISHA KWENYE KIBOX CHINI KULIA UKIWEKA MOUSE UNAONA ALAMA YA +. DOUBLE CLICK UTAONA POSITION ZOTE ZIKIWA ZIMEKAMILIKA KAZI ITAKUWA OKAY.
NAWATAKIENI MAFANIKIO KATIKA KAZI YETU.
YOURS,
SAMWEL M. DANIEL